Zwei Regulierungen verändern gerade, wie deutsche Unternehmen Rechnungen empfangen und Personalunterlagen führen: Die E-Rechnungspflicht ist bereits Realität – und ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen endgültig zur Pflicht. Wer das verschläft, riskiert echte Compliance- und Kostenprobleme. DocuWare schließt genau hier die Lücke: als zentrale, revisionssichere Plattform für die digitale Entgeltakte – und beschleunigt gleichzeitig Ihre HR-Prozesse.
1. Ein Stichtag, der echte Folgen hat: Warum Sie jetzt handeln sollten
Die Art, wie deutsche Unternehmen Entgeltabrechnungen und Personalunterlagen führen, verändert sich gerade grundlegend. Mit dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen endgültig zur Pflicht – branchenübergreifend und unabhängig von Ihrer Mitarbeiterzahl. Die bisherige Möglichkeit, sich von dieser Pflicht befreien zu lassen, endet ersatzlos zum 31. Dezember 2026.
Wer bis dahin keine tragfähige digitale Lösung aufgebaut hat, geht mit einer offenen Compliance-Baustelle in die nächste Betriebsprüfung: Unterlagen sind nicht zentral auffindbar, Prüfungen dauern länger – und im Zweifel drohen Verzögerungsgelder, Schätzungen zu Ihren Ungunsten und Beitragsnachforderungen. Im Extremfall haftet die Geschäftsführung persönlich. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Datenschutz, Revisionssicherheit und automatisierte Prüfprozesse – Stichwort euBP, die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung.
Praxis-Termin: Business Frühstück bei Kunze & Ritter
Genau diese beiden Fristen – E-Rechnung und digitale Entgeltakte – stehen im Mittelpunkt unseres Business Frühstücks „Zwei Fristen, zwei Risiken: Sind Sie vorbereitet?”. In rund zwei Stunden zeigen wir Ihnen praxisnah, welche rechtlichen Anforderungen gelten, was die Veränderungen operativ bedeuten und welche Lösungswege sich realistisch umsetzen lassen.
Wann: 22. Juli 2026, 10:00–12:00 Uhr
Wo: Kunze & Ritter GmbH, Marie-Curie-Str. 15, 78048 VS-Villingen
Die Plätze sind begrenzt.
2. Was genau sind „elektronische Entgeltunterlagen”?
Entgeltunterlagen sind alle Dokumente, mit denen Sie die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung und Entgeltabrechnung Ihrer Beschäftigten nachvollziehbar dokumentieren – die Grundlage jeder Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung.
Wichtig ist die Abgrenzung: Nicht jedes HR-Dokument ist automatisch eine Entgeltunterlage im Sinne der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Betroffen sind die in § 8 Abs. 2 BVV abschließend genannten „begleitenden Entgeltunterlagen” – zum Beispiel Krankenkassen-Mitgliedsbescheinigungen, Immatrikulationsbescheinigungen (etwa für Werkstudenten), Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Erklärungen geringfügig Beschäftigter zum Verzicht auf die Versicherungsfreiheit, Arbeitserlaubnisse und Aufenthaltstitel sowie Bescheide und Meldungen der Krankenkassen mit Auswirkung auf die Beitragsberechnung.
3. Was ändert sich ab 2027 konkret?
Die elektronische Führungspflicht für diese Unterlagen besteht im Grundsatz bereits seit dem 1. Januar 2022. Bislang konnten sich Arbeitgeber jedoch auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von der elektronischen Führung befreien lassen (§ 8 Abs. 3 Satz 2 BVV). Diese Befreiungsoption läuft definitiv zum 31. Dezember 2026 aus. Ab dem 1. Januar 2027 müssen die betroffenen Entgeltunterlagen elektronisch, lückenlos und jederzeit auswertbar vorliegen.
Die rechtliche Grundlage wurde mit dem Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch geschaffen und durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) bestätigt. Der Stichtag ist damit verbindlich gesetzt.
„Elektronisch” bedeutet dabei mehr als „irgendwo als Scan abgelegt”: Die Unterlagen müssen zentral auffindbar, eindeutig einer Person und einem Sachverhalt zugeordnet, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Die Anforderung der maschinellen Auswertbarkeit ergibt sich aus den Gemeinsamen Grundsätzen der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung (§ 9a BVV), die seit dem 1. April 2022 gelten. Reine Netzlaufwerke oder verstreute E-Mail-Ablagen scheitern in der Praxis oft an Berechtigungen, Nachvollziehbarkeit, Versionierung und Fristensteuerung – sie gelten deshalb regelmäßig nicht als prüfungssichere Lösung.
4. Typische Probleme in der Praxis – erkennen Sie sich wieder?
In vielen Unternehmen sieht die Realität heute so aus: Entgeltunterlagen liegen verteilt in Papierordnern, HR-Tools, Fileservern, E-Mails und beim Steuerbüro. Im Prüfungsfall beginnt die Suche: Ist die Immatrikulationsbescheinigung im Posteingang, in der Personalakte oder beim Vorgesetzten abgeheftet? Liegt der Befreiungsantrag bei der Lohnbuchhaltung oder noch beim Mitarbeiter?
Diese „gewachsenen” Strukturen haben gleich mehrere Risiken:
- Unterlagen sind nicht vollständig oder nicht schnell genug verfügbar – Sie gelten als nicht prüfungsfähig.
- Dokumente liegen doppelt oder in unterschiedlichen Versionen vor, was die Nachvollziehbarkeit erschwert.
- Zugriffsrechte sind oft unklar, sensible Daten landen in E-Mail-Postfächern oder lokalen Ordnern – ein Datenschutzrisiko.
Ab 2027 hat diese Arbeitsweise ein Ablaufdatum: Fehlen elektronische, maschinell auswertbare Entgeltunterlagen, drohen Verzögerungsgelder, Schätzungen der Beitragsbemessungsgrundlage und Bußgelder nach § 111 SGB IV.
5. Digitale Entgeltakte statt Papierchaos: Was steckt dahinter?
Die digitale Entgeltakte bündelt alle entgelt- und sozialversicherungsrelevanten Dokumente an einem zentralen, strukturierten Ort. Anders als eine umfassende digitale Personalakte fokussiert sie sich konsequent auf Unterlagen rund um Payroll, Lohnnebenkosten und Sozialversicherung – also genau auf das, was in der Betriebsprüfung relevant ist.
Ziel ist es, alle relevanten Entgeltunterlagen vollständig, schnell auffindbar, geschützt und prüfbereit digital zu verwalten. Dazu gehören typischerweise Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Nachweise zur Versicherungspflicht oder -freiheit, Krankenkassen-Mitgliedsbescheinigungen sowie Anträge und Bescheide mit Bezug zur Entgeltabrechnung. Allgemeine HR-Dokumente (z. B. Zielvereinbarungen, Mitarbeitergespräche) gehören nur dann in die Entgeltakte, wenn sie entgeltrelevant sind – Doppelablagen sollten Sie bewusst vermeiden.
6. Anforderungen an eine rechtskonforme digitale Entgeltakte
Damit Ihre digitale Entgeltakte die gesetzlichen Vorgaben erfüllt, sollte sie insbesondere folgende Anforderungen abbilden:
- Vollständigkeit und Struktur: Einheitliche Dokumententypen, klare Aktenstruktur und aussagekräftige Metadaten (z. B. Name, Personalnummer, Zeitraum, Dokumentenart, Status).
- Schnelle Auffindbarkeit: Leistungsfähige Suche über Metadaten und Volltext, gezielter Export prüfungsrelevanter Unterlagen.
- Datenschutz & Zugriffsschutz: Rollen- und berechtigungsbasiertes Zugriffskonzept nach dem Need-to-know-Prinzip mit lückenloser Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen.
- Aufbewahrungs- und Löschfristen: Steuerung gesetzlicher Fristen, definierte Prozesse für Sperrung und Löschung im Einklang mit Sozialversicherungs- und Datenschutzrecht.
- Revisionssicherheit: Unveränderbarkeit von Dokumenten, nachvollziehbare Versionierung und Audit-Trail für Prüfungen.
Ein reines Dateilaufwerk ohne fein granulierte Rechte, Versionierung, Fristenmanagement und Audit-Trail kann diese Anforderungen in der Regel nicht ausreichend erfüllen.
7. In fünf Schritten zur digitalen Entgeltakte
Die Umstellung ist kein Nebenbei-Projekt, lässt sich aber mit klarem Fahrplan gut bewältigen.
- Bestandsaufnahme: Erfassen Sie, welche Entgeltunterlagen heute wo entstehen und abgelegt werden – in HR-Systemen, Payroll, Zeiterfassung, E-Mails, Netzlaufwerken, Papierakten oder beim Steuerbüro.
- Aktenstruktur und Verantwortlichkeiten definieren: Legen Sie Dokumententypen, Metadaten, Benennungsregeln, Zuständigkeiten und die Abgrenzung zur digitalen Personalakte fest.
- Dokumente zentral erfassen und zuordnen: Führen Sie digitale Unterlagen über Schnittstellen zusammen und digitalisieren Sie Papierdokumente strukturiert; vermeiden Sie Sammel-Scans und legen Sie jedes Dokument als eigene Datei ab.
- Workflows und Fristen automatisieren: Richten Sie Erinnerungen für ablaufende Nachweise, Freigabeprozesse und vorbereitete Exporte für Betriebsprüfungen ein.
- Testlauf vor der nächsten Prüfung: Simulieren Sie eine Betriebsprüfung – können Sie für eine Person alle relevanten Entgeltunterlagen vollständig, nachvollziehbar und zeitnah bereitstellen?
Wer diesen Prozess erst 2026 startet, arbeitet unter hohem Zeitdruck. Sinnvoller ist es, die verbleibenden Monate als Vorlaufphase zu nutzen.
8. Warum DocuWare die bessere Lösung ist
Ihre HR- und Payroll-Systeme bleiben weiterhin das operative Herzstück für Stammdaten und Abrechnung – sie sind aber meist nicht als revisionssichere, unternehmensweite Dokumentenplattform gedacht. Genau hier setzt DocuWare an.
DocuWare führt entgeltrelevante Dokumente aus HR-Systemen, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung sowie E-Mail- und Office-Anwendungen in einer zentralen, revisionssicheren Entgeltakte zusammen. Informationen werden logisch miteinander verknüpft, sodass Unterlagen jederzeit vollständig, im fachlichen Zusammenhang und unabhängig vom Ursprungssystem verfügbar sind – etwa aus DATEV, SAP HCM oder Sage.
Typische Mehrwerte von DocuWare in diesem Kontext:
- Zentrale digitale Aktenstruktur je Mitarbeiter mit allen entgeltrelevanten Dokumenten.
- Automatischer Dokumentenimport über Schnittstellen, E-Mail-Monitoring und Scan-Workflows.
- Granulares Rollen- und Rechtemanagement inklusive Audit-Trail.
- Volltextsuche, Metadatenfilter und vorbereitete Exporte für Betriebsprüfungen.
- Fristen- und Wiedervorlagenmanagement für gesetzliche und interne Anforderungen.
So wird aus einer gesetzlichen Pflicht ein Hebel für effizientere HR-Prozesse: weniger Suchaufwand, bessere Vorbereitung auf Betriebsprüfungen und mehr Sicherheit für sensible Personaldaten.
9. Fazit: Compliance-Lücke schließen, bevor der Druck steigt
Die Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen ist keine theoretische HR-Debatte, sondern ein konkreter Stichtag mit klaren Anforderungen und spürbaren Folgen bei Verstößen. Wer heute noch auf Papier, verteilte Scans und E-Mail-Ablagen setzt, verschiebt das Problem nur nach vorne – und macht jede künftige Betriebsprüfung unnötig riskant und teuer.
Mit einer strukturierten digitalen Entgeltakte auf Basis von DocuWare gewinnen Sie dagegen gleich doppelt: Sie erfüllen die gesetzlichen Anforderungen ab 2027 souverän und entlasten gleichzeitig Ihre HR- und Payroll-Teams im Alltag. Die beste Zeit, das Thema anzugehen, ist jetzt – bevor Fristen und Prüfungen Sie dazu zwingen.
Sie möchten wissen, wie die digitale Entgeltakte mit DocuWare in Ihrem Unternehmen konkret aussehen kann?
Am einfachsten im persönlichen Austausch: Bei unserem Business Frühstück am 22. Juli 2026 in VS-Villingen ordnen wir die rechtlichen Anforderungen ein und zeigen Ihnen realistische Lösungswege – inklusive Croissants und Raum für Ihre Fragen.
Sie können nicht teilnehmen oder möchten direkt sprechen?
Kontaktieren Sie uns unverbindlich → – wir analysieren Ihre Ausgangslage und zeigen Ihnen einen Fahrplan bis 2027.
Rechtsgrundlagen zum Nachlesen: § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und § 28p SGB IV auf gesetze-im-internet.de (amtliches Portal des Bundesministeriums der Justiz). Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.