DocuWare: digitale Akten für das ganze Unternehmen

Mit DocuWare arbeiten Büro, Homeoffice und Außendienst mit denselben digitalen Akten. Scan, E-Mail und Freigabe laufen in einem System. Wir führen DocuWare bei Ihnen ein und passen es an, wenn sich Ihre Abläufe ändern.

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Alle Dokumente an einem Ort
Sie führen gescannte Belege, Dateien, E-Mails mit Anhängen und online erfasste Daten in einem zentralen, durchsuchbaren Archiv zusammen.
Abläufe automatisch steuern
Dokumentbezogene Aufgaben laufen als Workflows. Sie legen die Bearbeitungsschritte fest, passen sie bei Bedarf an und sehen sofort, wo es eine Ausnahme gibt.
DocuWare Diamond Club 2026

Buchhaltung: Rechnungen schneller freigeben
- Rechnungen gemeinsam mit den zugehörigen Bestellungen erfassen
- Freigaben digital steuern und nachverfolgen
- Lieferscheine direkt aus ERP oder Buchhaltungssoftware aufrufen
- Ausgangsrechnungen beim Versand oder Druck automatisch archivieren
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Vertrieb und Kundendienst: Kundenakten auch unterwegs
- Kundenakten und Produktinformationen auf dem Mobilgerät
- Verträge und Korrespondenz für den Vertrieb jederzeit einsehbar
- Auftragsdaten im Kundendienst mobil erfassen und automatisch ans Büro weiterleiten
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Personal: Personalakten digital führen
- Papierunterlagen digitalisieren und zentral verwalten
- Vertrauliche Daten durch Zugriffsrechte und Verschlüsselung schützen
- Abwesenheiten und Gehaltsabrechnungen auch mobil verwalten
- Digitale Entgeltakte 2027
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Elektronische Signaturen: Unterschriften digital einholen
- Unterschriften aller Beteiligten zeitnah einholen
- Reisekostenabrechnungen, Verträge und andere Dokumente signieren
- Dokument und Signatur werden revisionssicher archiviert
- Auch unterwegs per Smartphone signieren
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Passende Software

Software, die dazu passt

Ihr Ansprechpartner

Persönliche Betreuung

Marcel Haberbosch
Leitung DMS

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Was unsere Kunden sagen

Kundenstimmen

Unternehmen aus der Region berichten, was sich durch die Zusammenarbeit mit uns verändert hat.

GSV Service GmbH
Unsere größte Herausforderung an ein Dokumenten-Management-System war die Optimierung unseres Rechnungslaufs sowie die Einhaltung der aktuellen DSGVO- und GoBD-Richtlinien. Der größte Mehrwert ist jedoch das schnelle Wiederfinden von Dokumenten sowie die revisionssichere Ablage der Akten. Langfristig wollen wir DocuWare auch in weiteren Abteilungen einsetzen.

Patrick FehrenbachKaufmännischer Leiter
Pleuler Industrie – Service KG
Dank DocuWare konnte das klassische Ordner-Archiv schmal gehalten und Lagerhaltungskosten reduziert werden. Mit der Einführung der elektronischen Signatur wollen wir einen weiteren Schritt in die digitale Zukunft wagen.

Hans-Peter PleulerGeschäftsführer
Gantert & Krebs GmbH & Co. KG
Ausschlaggebend für DocuWare war für uns die DSGVO-Konformität. Alle Dokumente sind von überall griffbereit und können schnell gefunden werden. Durch die Barcodetrennung werden alle Dokumente vollautomatisch getrennt und archiviert, die Zeitersparnis ist enorm.

Markus MoritzGeschäftsführer
AWT Peters GmbH
Unsere digitalen Prozesse sind deutlich sicherer als dies früher unter analogen Bedingungen der Fall war. Gleichzeitig ist die elektronische Ablage aufgrund der hohen Automatisierungen schneller und effizienter als jedes Papierarchiv. Seit der DMS-Einführung kommt es zu praktisch keinem Zeitverlust mehr durch Dokumentenablage und -suche. Die Zeitersparnis ist ein echter Mehrwert.

Dirk PetersGeschäftsführer
Nachsorgeklinik Tannheim
Dank DocuWare hat sich die Fehlerquote im Rechnungsworkflow massiv verringert. Langes Suchen und auf Freigaben warten gehört nun der Vergangenheit an und Rechnungen können rechtzeitig gezahlt werden.

Eva IstokLeitung Buchhaltung
Payroll Service GmbH
Die DocuWare Cloud bietet uns eine ideale Plattform für den Austausch vertraulicher Dokumente mit unseren international agierenden Kunden und deren Mitarbeiter. DocuWare liefert einen wesentlichen Beitrag zur Verschlankung, Automatisierung und Beschleunigung der Liefer- und Datenhaltungsprozesse in unserem Unternehmen.

Claudia BoseniusCEO
Schreinerei Villinger
Vor DocuWare hatten wir ein sehr großes Papierarchiv, Dokumente wurden teilweise doppelt abgeheftet. Dies gehört nun der Vergangenheit an. Nicht nur die Kommunikation mit dem Steuerberater hat sich durch DocuWare Cloud wesentlich verbessert, auch Prozesse sind einfach abgebildet und Dokumente sind GoBD-konform und redundant archiviert.

Benjamin VillingerGeschäftsführer