Eine Eingangsrechnung kommt herein, wird ausgedruckt, wandert in die Fachabteilung, wartet dort auf eine Unterschrift, geht zurück in die Buchhaltung und wird abgeheftet. In vielen Betrieben, die wir betreuen, dauert dieser Weg mehrere Tage. Nicht weil jemand trödelt, sondern weil der Vorgang an Menschen und Schreibtische gebunden ist.
Genau solche Abläufe meinen wir, wenn wir von digitalen Prozessen sprechen. Auf dieser Seite finden Sie sieben Beispiele aus mittelständischen Betrieben, eine Reihenfolge für den Anfang und die Stellen, an denen es in der Praxis regelmäßig hakt.
Was ein digitaler Prozess konkret ist
Ein Dokument einzuscannen und als PDF abzulegen ist noch kein digitaler Prozess. Es ist digitalisiertes Papier.
Von einem Prozess sprechen wir, wenn drei Dinge dazukommen: Es gibt eine feste Regel, wer was wann zu tun hat. Es gibt eine Zuständigkeit, auch für den Fall, dass jemand im Urlaub ist. Und es ist jederzeit nachvollziehbar, was mit einem Vorgang passiert ist.
Der Unterschied zeigt sich im Alltag. Bei digitalisiertem Papier sucht jemand die Datei. Bei einem digitalen Prozess liegt der Vorgang von selbst bei der richtigen Person, und wer wissen will, wo er steht, sieht es nach.
Sieben Prozesse, die Betriebe zuerst digitalisieren
| Prozess | So läuft es meistens | So läuft es digital | Womit wir das umsetzen |
|---|---|---|---|
| Eingangsrechnung | Ausdruck wandert durch die Abteilungen, Skontofristen laufen ab | Scan am Multifunktionsgerät, Betrag, Lieferant und Fälligkeit werden ausgelesen, Freigabe nach hinterlegten Regeln, Übergabe an die Buchhaltung | DocuWare, Doc AI |
| Angebots- und Auftragsfreigabe | Mail-Ketten, niemand weiß sicher, wer gerade dran ist | Fester Ablauf mit Fristen, Status jederzeit sichtbar, Vertretung geregelt | DocuWare Workflow |
| Personalakte | Ordner im Schrank, Zugriff nur im Büro, Fristen im Kopf | Akte mit Rechten je Rolle, Aufbewahrungs- und Löschfristen hinterlegt | DocuWare, K&R Archiv |
| Urlaubs- und Abwesenheitsanträge | Formular ausfüllen, unterschreiben lassen, abheften | Antrag, Freigabe und Eintrag laufen in einem Vorgang | DocuWare Workflow |
| Lieferscheine und Wareneingang | Zettel bleibt im Lager liegen und wird später nacherfasst | Scan oder Foto im Wareneingang, automatische Zuordnung zur Bestellung | DocuWare, Scanstation am Lager |
| Wartungs- und Serviceberichte | Durchschlag vom Kunden, Nacherfassung im Büro | Erfassung direkt beim Kunden, Bericht liegt sofort in der Akte | Mobile Erfassung, DocuWare |
| Verträge und Fristen | Kündigungstermine stehen im Kalender oder im Kopf | Vertragsakte mit Fristenüberwachung und Erinnerung an die zuständige Person | DocuWare, K&R Archiv |
Zwei dieser Prozesse sind inzwischen keine freie Entscheidung mehr. Die E-Rechnungspflicht gilt bereits, und ab dem 1. Januar 2027 müssen Entgeltunterlagen digital vorliegen. Mehr dazu in unserem Beitrag zur digitalen Entgeltakte 2027. Wer die Eingangsrechnung und die Personalakte ohnehin anfassen muss, fängt sinnvollerweise dort an.
Womit anfangen? Mit dem Prozess, der am meisten weh tut
Wir raten davon ab, alles gleichzeitig umzustellen. Nehmen Sie einen Prozess, bringen Sie ihn in sechs bis acht Wochen zum Laufen, und erst dann den nächsten. Vier Fragen helfen bei der Auswahl:
- Wie oft kommt der Vorgang vor? Etwas, das täglich hundertmal passiert, bringt schneller etwas als der Jahresabschluss.
- Wie viele Personen sind beteiligt? Je mehr Hände, desto mehr Liegezeit.
- Gibt es eine gesetzliche Pflicht? Dann entscheidet ohnehin der Kalender.
- Was passiert, wenn ein Fehler passiert? Eine übersehene Kündigungsfrist kostet mehr als ein verlegter Lieferschein.
In den meisten Betrieben, die wir begleiten, gewinnt die Eingangsrechnung diese Abwägung.
Die Einführung in fünf Schritten
1. Aufnehmen, wie es heute wirklich läuft. Nicht, wie es im Organigramm steht. Wer macht was, wie oft, und wo bleibt es liegen? Dafür reicht meist ein Vormittag mit den Leuten, die den Vorgang täglich bearbeiten.
2. Regeln festlegen. Wer gibt bis zu welchem Betrag frei? Wer springt bei Abwesenheit ein? Was passiert bei einer Rechnung ohne Bestellnummer? Diese Fragen sind der eigentliche Aufwand. Die Software bildet danach nur ab, was Sie vorher entschieden haben.
3. Testlauf mit echten Belegen. Eine Abteilung, zwei Wochen, richtige Vorgänge. Ein Testlauf mit Musterdaten zeigt Ihnen nicht, was im Alltag schiefgeht.
4. Die Mitarbeiter schulen, die damit arbeiten. Eine Stunde am echten Gerät bringt mehr als ein Handbuch. Wer den Vorgang täglich bearbeitet, findet die Lücken schneller als jedes Projektteam.
5. Ausrollen und nachmessen. Wie lange dauert eine Freigabe jetzt? Wie viele Vorgänge bleiben liegen? Ohne diese Zahlen lässt sich der nächste Schritt nicht begründen.
Was es kostet und was es bringt
Ehrlich gesagt kostet der Anfang Geld und Zeit, bevor etwas zurückkommt. Sie zahlen Lizenzen oder eine monatliche Miete, dazu den Einrichtungsaufwand, und bei Mietmodellen binden Sie sich für mehrere Jahre. Dafür sind die Kosten planbar und die Aktualisierung ist enthalten.
Gegenzurechnen ist die Arbeitszeit, die heute in Suchen, Nachfragen und Nacherfassen fließt, dazu Skontoverluste durch zu späte Freigaben und das Risiko bei Betriebsprüfungen.
Ein Beispiel aus unserer Praxis: Bei einem Druckunternehmen in Villingen-Schwenningen haben wir nachgewiesene Einsparungen von 60.000 Euro pro Jahr allein durch weniger Ausdrucke erreicht, dazu 10.000 Euro pro Jahr bei Papier und Pappe. Solche Zahlen hängen stark vom Betrieb ab. Belastbar wird es erst, wenn wir Ihre Mengen ansehen.
Wo es in der Praxis hakt
Ein schlechter Prozess wird digitalisiert, statt ihn vorher zu vereinfachen. Wenn drei Personen unterschreiben, obwohl eine reicht, unterschreiben danach dieselben drei Personen digital. Der Umweg ist dann nur schneller.
Niemand ist zuständig, wenn eine Regel nicht greift. Für jede Ausnahme braucht es eine Person, die entscheidet. Sonst bleibt der Vorgang genauso liegen wie vorher, nur unsichtbar.
Die Belegschaft erfährt zu spät davon. Wer den Ablauf täglich bearbeitet, erkennt Fehler im Entwurf. Wer ihn erst beim Rollout sieht, erlebt ihn als Kontrolle.
Aufbewahrung und Revisionssicherheit werden nachträglich geklärt. Löschfristen, Zugriffsrechte und Nachvollziehbarkeit gehören in die Regeln, nicht in eine Nacharbeit nach der ersten Prüfung. Wie das sauber läuft, steht in unseren Beiträgen zur revisionssicheren Archivierung und zur Langzeitarchivierung.
Häufige Fragen
Wählen Sie einen Vorgang mit hoher Stückzahl, nehmen Sie den Ist-Zustand auf, legen Sie Regeln und Vertretungen fest, testen Sie mit echten Belegen in einer Abteilung und rollen Sie erst danach aus. Rechnen Sie für den ersten Prozess mit sechs bis acht Wochen.
Eingangsrechnungen, Angebots- und Auftragsfreigaben, Personalakten, Urlaubsanträge, Lieferscheine, Wartungsberichte sowie Verträge mit Fristenüberwachung. Die Tabelle weiter oben zeigt, wie diese Abläufe vorher und nachher aussehen.
Rechnen Sie einen einzigen Prozess durch, statt über Digitalisierung im Ganzen zu sprechen. Anzahl der Vorgänge pro Monat, Bearbeitungszeit je Vorgang, beteiligte Personen. Daneben die Kosten der Lösung und den Termin, ab dem eine gesetzliche Pflicht greift. Diese eine Seite überzeugt zuverlässiger als eine Präsentation über Prozesse allgemein.
Für den ersten Prozess sechs bis acht Wochen, davon entfällt der größere Teil auf Entscheidungen in Ihrem Haus, nicht auf Technik. Weitere Prozesse gehen anschließend deutlich schneller, weil die Grundlagen stehen.
In der Regel nicht. Aktuelle Multifunktionsgeräte scannen direkt in die Ablage. Ob Ihre Geräte das können, sehen wir uns vorab an.
Ein Dokumentenmanagementsystem ist der Ort, an dem Unterlagen liegen, auffindbar und revisionssicher. Der digitale Prozess ist der Weg, den ein Vorgang dorthin nimmt, mit Regeln und Zuständigkeiten. Das eine funktioniert ohne das andere nur halb.
Ihr Ansprechpartner
Marcel Haberbosch
Leitung DMS, Kunze & Ritter
Er sieht sich Ihren Ablauf an und sagt Ihnen, welcher Prozess sich bei Ihnen zuerst lohnt, auch wenn daraus am Ende kein Projekt mit uns wird.
Weiterführend: DocuWare · Doc AI · K&R Archiv · E-Akte in der Verwaltung
